Si crees que tú no necesitas una herramienta de gestión de proyectos, estás equivocado.
Las empresas del panorama digital actual están compuestas por diferentes equipos muy especializados: diseño, desarrollo, negocio, contenidos, SEO, social media, ads… Cada uno de ellos aporta su granito de arena al proyecto y, a veces, unos dependen de otros hasta el punto de que no pueden empezar su trabajo hasta que los otros terminen el suyo. De ahí la necesidad imperiosa de contar con un software de gestión de proyectos: te permite unificar en una plataforma a todos los equipos y sus tareas, integrarlos en una única conversación, delegar tareas de forma sencilla y… simplificar tu vida un montón.
Ya seas el project manager de una pequeña compañía, un amante del método Lean Startup para tu empresa emergente, o quieras convertirte en uno de esos Scrum Master que hacen magia, te aseguramos que estas herramientas que te traemos marcarán un antes y un después en tu forma de afrontar la gestión de proyectos.
¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?
Una herramienta de gestión de proyectos es un software que sirve para planificar, organizar y gestionar a un equipo involucrado en un gran trabajo, de forma que todos tengan claro qué tareas se están desarrollando, cuándo deben entregarse y a quién les corresponde ejecutarlas.
10 software de gestión de proyectos gratuitos
¡Que no te despiste el título! La palabra gratis en este caso no es un truco: aquí tienes diez herramientas de gestión de proyectos que te servirán para poner en marcha al equipo de trabajo sin tener que cubrir los datos de la tarjeta de crédito o ponerte una alarma para acordarte de cuándo termina el período de prueba.
- Trello: de todas las herramientas, esta es la perfecta para iniciarse en el mundo de la gestión. Es tan popular que te retamos a que busques un equipo que no haya trabajado aún con ella. Difícil, ¿verdad? Lo cierto es que Trello es muy sencilla e intuitiva, y permite integraciones con el universo Google, personalizar tableros, crear distintos equipos de trabajo… En fin, no hay mejor forma de comenzar a coordinar que con una cuenta en Trello.
- Wrike: permite el trabajo colaborativo entre varias personas y cuenta con excelentes características y funcionalidades para supervisar la ejecución de tareas. ¿Lo que más nos gusta? Ofrece funciones de diagrama de Gantt para tener un mapa general de plazos y tareas. ¡Una maravilla!
- Zoho Projects: su punto fuerte es que se integra con otras muchas plataformas y que conecta a los miembros de tu equipo incluso en remoto. Además, otra cosa que nos gusta es que, con ella, puedes coger un proyecto complejo y convertirlo en unidades más pequeñas y fácilmente gestionables. ¡Ah! Y también tiene analíticas.
- KanbanFlow: su interfaz es similar a la de Trello porque también usa los tableros y pequeñas tarjetas para separar espacios de trabajo y tareas. Aquí encontrarás códigos de colores para priorizar, temporizador por pomodoros, informes de resultados muy completos… ¡Merece la pena explorarla!
- Project.co: esta herramienta es muy interesante porque está orientada a cliente, es decir, está pensada para que integres al cliente en el flujo de trabajo de tu equipo. Puede parecer una locura, pero en determinados casos es muy útil que alguien de un departamento en concreto pueda chatear con el cliente para resolver alguna duda rápidamente.
- Toggl Plan: este software te facilitará la automatización de la delegación de tareas y visualizar cuáles se han completado y cuáles no. Además, permite integraciones con Slack, Github y Evernote, entre otros.
- nTask: permite la creación de múltiples proyectos y tareas al mismo tiempo. Tu equipo puede definir los roles de cada uno, un presupuesto, diferentes hitos a cumplir y criterios de seguimiento de tiempo específicos para cada proyecto o incluso para cada tarea.
- Teamwork: esta herramienta de gestión está pensada como una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos internos y remotos a mantenerse organizados. Se pueden cargar archivos, asignar tareas y plazos, chatear con los usuarios… Todo lo que necesitas para centralizar la comunicación de tu equipo y evitar olvidos.
- Freedcamp: aquí tenemos una que es útil tanto para un uso personal como para un equipo profesional. Incluye todo lo que necesitas para la coordinación: integración de plataformas de terceros, vista de calendario, panel de control claro con las tareas que se están ejecutando y tablón de conversaciones.
- Todoist: terminamos con una herramienta simple pero muy poderosa. Lo mejor es que te permite crear listas de tareas interactivas con plantillas para inspirarte, fechas de vencimiento periódicas para tareas recurrentes, etiquetas, notificaciones y fuentes de discusión para mantenerte organizado.
10 herramientas de gestión de proyectos profesionales
Para equipos grandes, para agencias con varios proyectos en marcha o, simplemente, porque quieres trabajar con una herramienta que vaya varios pasos más allá de lo que te ofrecen las suscripciones freemium, aquí tienes diez softwares de gestión profesionales que te salvarán el día a día.
- Asana: es una de las herramientas profesionales más usadas en el mundo digital. Un todo en uno que permite crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra tu proyecto y usar informes para realizar un seguimiento de las tareas terminadas. Otras funciones interesantes son las plantillas para la automatización de tareas recurrentes, la opción de establecer controles de seguridad para información sensible o el filtrado de tareas.
- Basecamp: es un software que mejorará la comunicación con tu equipo, ya que reduce nuestra dependencia de email, chats y calendarios. ¡Y es que todo está integrado en la herramienta! Puedes organizar documentos, hacer informes de seguimiento y checklists.
- ClickUp: te ofrece grandes opciones de personalización según las preferencias de tu equipo. Puedes organizar los proyectos según la prioridad de las tareas, se sincroniza con Google Calendar, puedes mencionar a un usuario en una tarea o subtarea, estimar tiempos y cuentas con la integración de hasta 57 aplicaciones distintas.
- FunctionFox: esta es una herramienta muy eficaz para empresas pequeñas y creativas. Con ella puedes hacer seguimiento de los horarios y tiempos de un proyecto, optimizar flujos de trabajo y procesos administrativos, programar reuniones o utilizar gráficos interactivos que se conectan con datos en tiempo real.
- Zoho Sprints: si lo tuyo son las metodologías ágiles, esta es tu herramienta. Pensada para la planificación y el seguimiento de tareas en este tipo de equipos, Zoho Sprints muestra los trabajos pendientes, el seguimiento de los progresos, registro de las horas que se pagan y analíticas.
- Taskworld: perfecta como plataforma colaborativa para la delegación de tareas. Los proyectos están gestionados como un conjunto de tareas y puedes convertir proyectos relacionados en un proyecto de grupo. ¡Y nos ofrece soporte técnico las 24 horas del día, de lunes a viernes!
- Podio: perfecta tanto para grandes compañías como para startups gracias a su flexibilidad. Incluye chat, flujos de trabajo automatizados, establecimiento de reuniones, visualización de datos, calendario, gestión de tareas, gestión de proyectos y gestión de clientes, entre otras funciones.
- Microsoft Project: ¡para los amantes de Office! Aquí podrás personalizar los cronogramas de tal forma que se vean todas las tareas, actividades del proyecto y eventos futuros. Es accesible desde Windows, iOS, y teléfonos Android. ¡Ojo! Si eres un usuario principiante, esta herramienta te va a resultar algo compleja.
- Kanbanize: una de las más profesionales que puedes encontrar. Incluye formas de visualización de proyectos, Kanban o no, muy potentes, ya que con organización más clara de columnas y swimlanes, podrás organizar todas tus tareas diarias, tanto las propias de desarrollo de negocio como la gestión de los encargos de tus clientes si ofreces servicios.
- Monday: esta herramienta mejorará el flujo de trabajo y la comunicación en tu equipo. De forma muy visual e intuitiva, su dashboard te da la foto a tiempo real de cómo está marchando el proyecto. Tiene grandes posibilidades de personalización, ofrece soporte técnico e incorpora nuevas características y funcionalidades periódicamente.
En definitiva, tanto si te estás iniciando como coordinador de proyectos como si ya eres todo un experto, incluye alguna de estas herramientas en tu toolkit para convertirte en ese gestor de proyectos al que nunca se le queda una tarea colgada y que todo equipo sueña con tener.
