¿Te has planteado alguna vez la ofimática qué es? Este término aparece con frecuencia en el ámbito laboral y parece fácil de entender su significado pero no siempre tenemos claro qué tareas engloba. Es el momento de profundizar un poco más en este concepto.
¿Qué es la ofimática?
La habilidad de ofimática es una de las exigencias más habituales en cualquier oferta de empleo actual, de ahí que sea uno de los aspectos clave que se incluyen en el programa del Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR. ¿Pero, qué significa ofimática? La palabra proviene de los conceptos ‘oficina’ e ‘informática’ y se refiere al conjunto de elementos informáticos que se emplean para automatizar y optimizar tareas y funciones diarias en la oficina.
Para facilitar esas tareas administrativas, se utilizan herramientas, softwares, técnicas y aplicaciones informáticas como procesadores de texto, bases de datos, sistemas informáticos o dispositivos inteligentes, entre otros.
¿Para qué sirve la ofimática?
Como acabamos de ver, la ofimática son herramientas y aplicaciones informáticas pensadas para optimizar tareas de creación, edición, almacenamiento y distribución de información en las empresas.
Esas herramientas cumplen con una amplia diversidad de funciones que permiten crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. Y su objetivo principal es mejorar la eficiencia y aumentar la productividad en la oficina.
Los programas de ofimática permiten gestionar y compartir todo tipo de archivos de forma rápida y sencilla y facilitan la comunicación a distancia, la administración de las tareas y la gestión de bases de datos.
¿Qué ejemplos de programas de ofimática existen?
En la ofimática básica existe una serie de programas de uso habitual en la gran mayoría de las oficinas. Cuando hablamos de ofimática los ejemplos más populares son los siguientes:
Microsoft Word
Empezamos por Microsoft Word. Todos sabemos qué es Word y para qué sirve, ya que se trata del procesador de textos más popular del mundo. Sirve para crear, editar y modificar documentos de texto, por lo que resulta esencial en el día a día de cualquier oficina.
Una alternativa online cada vez más utilizada es Google Docs, y también podríamos mencionar LibreOffice Writer, que es un procesador de texto de código abierto.
Microsoft Excel
Microsoft Excel es el programa más conocido de hojas de cálculo. Permite gestionar bases de datos, automatizar algoritmos aritméticos, hacer operaciones matemáticas o generar gráficos, entre otras funciones.
Google Sheets y LibreOffice Calc son las principales alternativas para realizar cálculos complejos, hacer tablas dinámicas u organizar datos numéricos.
Microsoft Powerpoint
El más conocido de los programas de presentación es Microsoft Powerpoint. Con esta herramienta se pueden crear presentaciones mediante la inserción de imágenes, vídeos y sonidos, y se puede combinar texto, imagen y gráficos para transmitir información.
Sus alternativas online y de código abierto son Google Slides y LibreOffice Impress.
Microsoft Access
Otra aplicación útil de ofimática es Microsoft Access, un programa con el que se pueden crear y gestionar bases de datos, en las que almacenar, organizar y recuperar grandes cantidades de información.
Es una herramienta muy utilizada para contabilidad, registro de libros, control de inventario, gestión de pedidos y proveedores, etc.
Outlook
No puede estar completa una suite ofimática (paquete de programas informáticos para oficina) sin hablar de Microsoft Outlook. Se trata de un programa de correo electrónico y comunicación, que no sólo permite contactar con otras personas sino también administrar calendarios, gestionar reuniones, etc.
La alternativa más conocida (y probablemente la más utilizada hoy en día) es Gmail, el correo electrónico de Google.
Ventajas de utilizar la ofimática en una empresa
Son numerosas las ventajas de las herramientas ofimáticas en las oficinas. Algunas de las más destacadas son:
- Permiten aumentar la productividad, ya que la automatización de tareas frecuentes ahorra tiempo y esfuerzo.
- Ayudan a organizar y almacenar información, lo que facilita su búsqueda y permite un seguimiento eficiente de las tareas y proyectos de la empresa.
- Mejoran la presentación de la información, proporcionando diseños más profesionales y atractivos en el ámbito empresarial.
- Permiten realizar análisis de datos complejos y realizar informes detallados.
- Facilitan la colaboración y el trabajo en equipo, pues las herramientas online permiten trabajar en tiempo real, compartir archivos, hacer revisiones conjuntas, etc.
En definitiva, la ofimática facilita las tareas de oficina diarias, optimizando los procesos administrativos y permitiendo gestionar la información de manera más eficiente. Todo esto se traduce en un ahorro de tiempo y costes, lo que mejora los resultados empresariales.
Cómo hacer de la ofimática una herramienta esencial en tu carrera
En un mundo en el que digitalización y ofimática crecen a pasos agigantados, es esencial para cualquier profesional que se dedique a la administración empresarial contar con habilidades de ofimática avanzada y conocer a fondo las diferencias entre las herramientas ofimáticas existentes.
En el Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR tenemos muy presente que saber sacar el máximo partido a este tipo de herramientas es una ventaja desde el punto de vista laboral (ya que amplía las oportunidades de empleo de los profesionales) y empresarial (pues ayuda a optimizar los procesos diarios dentro de la propia organización). Por ese motivo, introducimos en nuestro programa las principales herramientas de ofimática, que es la formación más necesaria para cualquier empleado de administración en una oficina.
