La factura proforma es un documento en el que se recoge una operación de compraventa antes de que esta finalice. Sirve para detallar las condiciones de la misma, por lo que es un borrador de la factura final.
Este documento preliminar es informativo, no contable ni fiscal, y es de uso habitual, aunque no obligatorio, en el comercio internacional. Por eso, en el Grado Superior en Comercio Internacional y en el Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR FP, es uno de los conceptos más importantes para un técnico en comercio exterior.
¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?
Podemos definir qué es una factura proforma como un documento previo que se emite al comprador antes de que la transacción se realice. Se trata de un borrador de factura en el que se informa al comprador acerca de las condiciones de la compra de un producto o de la contratación de un servicio.
Este documento carece de valor contable o fiscal pero es de gran utilidad para muchos negocios. En él se detallan los bienes o servicios que se van a vender, así como los precios, los términos y condiciones, etc.
La factura proforma o proforma invoice no implica una obligación de pago inmediata por parte del comprador. No es una solicitud de pago sino una declaración de intenciones. Una vez aceptadas las condiciones por parte del comprador, el vendedor podrá emitir la factura definitiva.
¿Qué datos debe incluir una factura proforma?
¿Cómo hacer una factura proforma? No hay, para hacer una factura proforma, un modelo estándar. Sin embargo, sí es importante incluir determinados elementos para que esta no se confunda con una factura comercial real. Los datos más importantes son:
- Identificación de la factura proforma. Esa palabra, PROFORMA, debe aparecer bien visible en el encabezado para que no haya confusión con la factura definitiva.
- Fecha de emisión de la factura proforma y período de validez de las condiciones ofrecidas en la compraventa.
- Datos completos tanto del emisor como del receptor de la factura proforma: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción detallada de los productos o servicios, así como las cantidades y el precio unitario.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe total de la compraventa.
- Condiciones de pago y de entrega, si aplican.
Una factura proforma no lleva número. Al carecer de valor legal o administrativo, no se registra. Por tanto, este solo se asignará a la factura final.
¿En qué se diferencia la factura proforma de otros documentos?
A veces, la factura proforma se confunde con otros documentos del proceso de venta como la factura ordinaria o el presupuesto. Por eso es importante conocer las diferencias entre unos y otros.
En primer lugar, podemos conocer la diferencia entre factura y factura proforma. En la siguiente tabla puedes ver que se trata de documentos de distinto valor:
La principal diferencia entre la factura y la factura proforma es que la primera tiene valor fiscal y legal, forma parte de la facturación oficial y, por tanto, permite deducir el IVA.
Por otra parte, podemos conocer también la diferencia entre factura proforma y presupuesto, otros dos documentos que pueden crear confusión.
Como vemos, la principal diferencia entre la factura proforma y el presupuesto es que este es una propuesta abierta que permite al cliente comparar precios y suele incluir diferentes opciones. El presupuesto se usa antes de cerrar la venta, mientras la factura proforma se emite cuando la venta está prácticamente cerrada.
Tampoco debemos confundir la factura proforma con una factura rectificativa. Esta sirve para corregir errores o modificar importes de una factura definitiva ya emitida, por lo que tiene valor fiscal y contable.
¿Cómo hacer una factura proforma? Modelo y ejemplo
Wolters Kluwer, compañía especializada en los sectores fiscal, legal, financiero y contable, aclara “que el contenido de una factura proforma y el de una factura ordinaria debe ser idéntico”.
Fuente: Wolters Kluwer
¿Cómo hacer una factura proforma? Aquí tienes una factura proforma como ejemplo:
- Parte superior (título): FACTURA PROFORMA
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto.
- Datos del cliente: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto.
- Fecha de emisión: Día en que se emite el documento.
- Descripción de productos: Detallar artículos, cantidades, precios unitarios y totales.
- Base imponible e IVA: Desglose de cantidades antes y después de impuestos.
- Importe total: Precio final, sumando todos los conceptos e impuestos.
- Condiciones de pago: Especificar plazos, métodos y términos de pago.
- Condiciones de entrega: Indicar plazo y modo de envío o prestación del servicio.
¿Cómo formarte en comercio internacional con UNIR FP?
El Grado Superior en Comercio Internacional y el Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR FP te ofrecen salidas laborales como la de técnico en comercio exterior.
Para este perfil profesional es esencial conocer el funcionamiento de documentos como la factura proforma, que dominarás gracias a la formación que te ofrece UNIR FP.
Los errores más frecuentes al realizar facturas proforma son:
- No indicar claramente que es una proforma.
- Numerarla dentro de la serie de facturas reales.
- Indicar mal el IVA o no aclarar si está incluido.
- Olvidar convertir la factura proforma en una factura real.
- No indicar la fecha de validez.
Para no cometer estos errores, confía en la formación de UNIR FP para convertirte en especialista en comercio internacional.
Referencias bibliográficas:
Diaz, D. (2026, agosto 12). Modelos de Factura Proforma: qué es y cómo hacerla. Ideiatek. https://www.ideiatek.net/blog/factura-proforma/
Gamarra, G. (2024, julio 16). Factura proforma: Qué es y cómo utilizarla. Factorial. https://factorial.es/blog/factura-proforma/
¿Para qué sirve una factura proforma? (s/f). SumUp – Una forma más inteligente de cobrar. Recuperado el 28 de agosto de 2026, de https://www.sumup.com/es-es/facturas/esenciales-de-facturacion/que-es-una-factura-proforma/
(S/f). Wolterskluwer.com. Recuperado el 28 de agosto de 2026, de https://www.wolterskluwer.com/es-es/expert-insights/factura-proforma-que-es
