¿Qué hace un secretario/a? Te contamos cuáles son sus funciones y qué habilidades son necesarias.
Una de las salidas profesionales más interesantes del Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR FP es la de secretario, el perfil más demandado en cualquier empresa y con una remuneración muy competitiva. ¿Qué hace un secretario/a? Te contamos cuáles son sus funciones y qué habilidades son necesarias.
¿Qué es un secretario o secretaria?
La RAE define qué es una secretaria como la “persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación”.
Esto nos da una idea de qué hace una secretaria, pero, realmente existen otras acepciones del término que también se ajustan a las actividades que hace una secretaria habitualmente.
Todas esas tareas administrativas son imprescindibles dentro de una empresa u organización, pues es la persona encargada de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a un superior. Por eso este perfil también se conoce como asistente administrativo.
¿Cuánto cobra un secretario/a?
Seguro que te has preguntado alguna vez cuánto cobra un secretario. Dadas las responsabilidades asociadas al puesto, el salario en España es bastante competitivo, de ahí que sea una de las salidas laborales en administración más atractivas.
¿Cuánto cobra una secretaria? De media, el salario bruto mensual puede oscilar entre los 1.400 y los 2.900 euros, aunque esta cifra puede variar en función de diversos factores, como pueden ser la experiencia, el tipo de empresa en el que se trabaje, la ubicación geográfica, etc.
Tampoco será igual el salario de un secretario que presta apoyo administrativo que el de un asistente de dirección o un asistente personal, cuyas responsabilidades son mayores.
¿Qué hace un secretario/a?
Son muchas y muy variadas las cosas que hace una secretaria en su día a día. En su desempeño habitual podemos señalar actividades que van desde la recepción en una empresa a las funciones de una secretaria de dirección, que son mucho más complejas.
La experiencia y la formación que se vaya adquiriendo en un puesto de estas características es lo que marca cuáles son esas tareas frecuentes. En líneas generales, podemos destacar ciertas responsabilidades comunes. ¿Qué hace una secretaria administrativa?
- Gestionar, filtrar y administrar las comunicaciones orales y escritas (teléfono, correo ordinario, emails, etc.).
- Gestionar, tratar y archivar distintos documentos y datos.
- Llevar un registro de los documentos importantes.
- Coordinar la comunicación con el resto de departamentos de la empresa.
- Organizar eventos, reuniones, congresos o viajes de negocios.
- Recibir a las visitas externas.
- Organizar la agenda del equipo de dirección.
- Llevar la agenda de contactos de su superior.
- Gestionar bases de datos.
- Redactar documentos, presentaciones, etc.
- Anotar las actas de las reuniones.
- Llevar la contabilidad (coordinar pagos y cobros).
- Realizar la gestión de las nóminas.
- Firmar documentos formales (autorizaciones de pago, resoluciones, cartas formales…).
En definitiva, los secretarios se ocupan de la gestión administrativa, prestando apoyo administrativo a los directivos y otros profesionales.
¿Cuáles son las habilidades necesarias para ser secretario/a?
Dada la variedad de tareas que hace un secretario/a, estos profesionales necesitan una serie de competencias y habilidades como:
- Capacidad de organización y planificación.
- Polivalencia y capacidad de adaptación a diferentes funciones.
- Iniciativa y asertividad para aportar ideas.
- Discreción para manejar información sensible.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Habilidades sociales, empatía, amabilidad, capacidad de escucha y diplomacia.
- Habilidades para la comunicación oral y escrita.
- Habilidades para trabajar con distintos programas informáticos.
- Nociones de protocolo para la organización de eventos.
- Atención al detalle.
- Capacidad de negociación.
- Flexibilidad.
Además, en la mayoría de los casos, por las actividades que hace una secretaria en cualquier empresa, es deseable el dominio de idiomas; al menos, inglés.
Tipos de secretarios/as que existen
Existen numerosos tipos de secretarios, según su posición en las empresas, el tamaño o la naturaleza de estas, el ámbito o sector de desempeño de sus funciones, etc. Los tipos de secretarios más habituales son:
- Secretario de dirección.
- Secretario de alta dirección.
- Secretario de gerencia.
- Secretario ejecutivo.
- Secretario administrativo.
- Secretario médico.
- Secretario en un colegio.
- Secretario recepcionista.
- Secretario jurídico.
¿Qué formación es necesaria para ser secretario/a?
Una de las salidas profesionales más habituales en administración es la de secretario. Por tanto, el Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR FP es la formación académica ideal para desempeñar este perfil.
Esta formación especializada ofrece los conocimientos y competencias necesarios para trabajar como secretario en diferentes sectores. Unos estudios específicos te permitirán optar a puestos de mayor responsabilidad y, por tanto, con salarios más altos.
BIBLIOGRAFÍA
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