La factura electrónica obligatoria es un sistema que entrará en vigor de forma escalonada para garantizar el cumplimiento de ciertos requisitos en la relación de empresas y profesionales con sus proveedores.
Estar actualizado en estas cuestiones es fundamental para cualquier empresa o asesor fiscal y esa es una de las claves de la calidad del Grado Superior en Administración y Finanzas de UNIR FP, su alineación constante con las exigencias del mercado laboral actual.
¿Qué es la factura electrónica? Definición y características
La factura electrónica obligatoria es similar a la factura en papel, pero se diferencia en su forma de emisión. En este caso, hablamos de un formato digital, que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido, según explica Cegid, proveedor global de software de gestión empresarial en la nube.
La implantación de la factura electrónica obligatoria trata de facilitar la trazabilidad y la gestión de los cobros. Por eso, para que sea válida, debe cumplir con estas características:
- Legibilidad: tanto para las personas como para los sistemas informáticos, lo que implica un formato como PDF o XML.
- Autenticidad de origen: garantiza que la factura ha sido emitida por quien dice ser el emisor, lo que se logra mediante firma electrónica, certificado digital…
- Integridad: asegura que el contenido de la factura no ha sido alterado desde su emisión, lo que se refuerza con la firma electrónica o el uso de sistemas de encriptación.
¿Qué establece la Ley Crea y Crece sobre la facturación electrónica?
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, introduce la obligación de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, es decir, una facturación electrónica B2B.
La nueva normativa introduce los siguientes cambios en el reglamento de facturación:
- Solo se permite la factura electrónica en formato estructurado (XML, UBL, etc.).
- La factura se envía al cliente a través de plataformas de intercambio electrónico o sistemas compatibles, como el de factura electrónica obligatoria de la AEAT.
- Se deben conservar las facturas durante al menos 4 años, siempre accesible para una posible inspección.
- Obliga a todas las empresas y autónomos en operaciones B2B, sin importar el volumen de facturación.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria en España?
Muchas empresas ya usan la factura electrónica desde 2015, año en que se convirtió en obligatoria para ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores, sin importar el tamaño de la empresa.
Desde que se aprobó definitivamente la factura electrónica obligatoria en el BOE, su implantación está siendo progresiva y se aplicará por fases según el volumen de facturación.
Plazos para empresas con facturación superior a 8 millones de euros
Tras las compañías que trabajan como proveedores de las administraciones públicas, las sociedades y profesionales que facturen más de 8 millones de euros serán las siguientes.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para estos casos? El plazo se establece a partir del 1 de octubre de 2027.
Plazos para el resto de empresas y autónomos
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria para el resto de empresas y autónomos? La factura electrónica obligatoria para autónomos y resto de empresas funcionará a partir del 1 de octubre de 2028.
Es importante conocer esos plazos porque, en principio, estaba prevista la factura electrónica obligatoria para 2026, pero las fechas se han prorrogado para facilitar la transición a empresas y autónomos.
¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?
Tanto si trabajas por cuenta ajena como si quieres ser freelance, debes conocer toda la normativa sobre la factura electrónica: cuándo es obligatoria, a quién afecta o de qué manera lo hace.
- Facturación electrónica B2B: operaciones de compraventa entre empresas y profesionales, que será obligatoria desde 2027.
- Facturación electrónica B2G: entre empresas o autónomos y administraciones públicas, trámite obligatorio desde 2015.
Hay una excepción para la factura electrónica entre empresas y profesionales. No estarán obligadas a ella si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país.
Los clientes finales tampoco se verán afectados. Por lo que las empresas de venta minorista o pymes que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.
¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Según explica CaixaBank, existe cierta confusión entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria con su entrada en vigor. Esto se debe a que el desarrollo reglamentario de ambos ha coincidido en el tiempo.
Verifactu nació de la Ley Antifraude para combatir el fraude fiscal en todo tipo de transacciones y regula cómo se generan y registran las facturas para enviarlas a Hacienda. En cambio, la factura electrónica obligatoria regula el formato y el canal de entrega entre empresas y autónomos.
Fuente: CaixaBank
¿Qué formatos admite la factura electrónica en España?
La normativa española concibe la factura electrónica obligatoria como un fichero estructurado de lectura automatizada, es decir, se debe facilitar su lectura y la extracción de su contenido para todas las partes que intervengan en su intercambio.
Eso obliga a ajustarse al modelo semántico de datos EN 16931 y utilizar uno de estos formatos:
- XML CEFACT/ONU
- UBL
- EDIFACT
- Facturae
Por tanto, en la práctica, dejarán de utilizarse facturas en papel o en formatos como Excel o PDF.
Sanciones por incumplimiento de la factura electrónica obligatoria
Las empresas que incumplan la normativa de la factura electrónica obligatoria se expondrán a posibles sanciones. Las multas que prevé la Ley Crea y Crece serán de hasta 60.000 euros, dependiendo del tipo de infracción:
- No presentar la factura electrónica obligatoria.
- No cumplir con el período mínimo de almacenamiento.
- No cumplir con las exigencias fiscales y contables.
- Fallos de privacidad y seguridad.
Para evitarlo, es fundamental conocer a fondo la normativa vigente sobre la factura electrónica obligatoria.
Referencias bibliográficas:
Colmenares, D. M. (s/f). Factura electrónica: Qué es, características y tipos. Ceupe. Recuperado el 2 de junio de 2026, de https://www.ceupe.com/blog/factura-electronica-que-es-caracteristicas-y-tipos.html
Factura Electrónica Obligatoria: que es y para qué sirve. (2024, enero 25). Cegid Iberia. https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/
Facturación electrónica obligatoria. (s/f). Gob.es. Recuperado el 2 de junio de 2026, de https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/todas-noticias/2026/marzo/31/facturacion-electronica-obligatoria.html
Mateo, P. R. (2026, abril 1). Factura electrónica obligatoria B2B: plazos y claves para empresas. Esfera – CaixaBank. https://www.caixabank.com/es/esfera/content/factura-electronica-obligatoria
